超彈性電子簽核，設定維護好容易！

ERP已上線，還需要電子簽核嗎?

ERP企業資源規劃系統的概念從2000年起蔚為風潮，許多大型企業、或者中小企業都曾以導入ERP系統做為某個年度的企業目標。至今，雖然仍有少數企業尚未使用ERP系統，但不可否認的，目前ERP市場已經趨近飽和的狀態，這意味著各企業的老闆們都理解使用ERP系統管理公司內的交易 (舉凡訂銷流程、採購進貨、應收付帳款管理、傳票交易…等) 可以替自家公司帶來某些程度上的管理效益！在ERP上線後，但是否就代表企業e化了？！

科技發展進步各項行動裝置的成熟普及以及後疫情時代的來臨，電子簽核討論熱度再次加溫，經常會被提出來討論，對資訊人員來說也是不可避免需要面對的課題。導入電子簽核的優點與原因大致可分為下列幾項：

1.減少公文旅行的時間：過去公文發出後，逐級上報與遞送過程中，不同辦公地點間的遞送非常耗費時間。電子簽核的即時性，能有效減少公文往返的時間。

2.更環保省空間：減少紙張消耗與紙本列印所需的耗材，並減少紙本佔用空間。

3.增加查詢與稽核的便利性：查找紙本資料只能根據歸檔方式逐一翻閱，電子資料保存使查詢稽核更具便利性，例如可直接查找指定日期或關鍵字的文件。

4.增強保存的可靠度：電子資料保存只要做好備份保護工作，相較紙本保存方式，可以大量減少儲存空間與文件毀損遺失的風險。

5.更透明處理：傳統紙本人工送審過程中，經常不知道文件跑到哪一關卡，壓件多久了。電子簽核能改善此情況，即時顯示文件的流向、送達時間與處理狀況。

6.有利於分析改善流程：電子簽核紀錄簽核過程的各項數據，用於分析時效進而改善瓶頸流程，達到業務流程管理（BPM）的目的。

7.平行會簽增加效率：傳統會簽需要將文件逐一送達會簽單位，或是影印同時分送各單位。電子簽核可直接同步平行將文件送達各會簽單位同時處理，減少流程耗用時間。

8.減少非必要接觸：傳統送簽過程中，人員的直接接觸、各單位與文件的間接接觸都不可避免。電子化則可減少接觸產生的風險。

導入正航電子簽核有那些優勢呢？

1.套裝單據支援減少製作表單時間

例如請購單、採購單等ERP套裝單據，完整支援電子簽核，不需要另外製作表單簽核，直接使用原始單據送簽，在簽核過程中亦可看到原單完整資訊，減少另外開發簽核表單時間。

 

2.圖形化流程設計，不會語法也可以

直覺的圖形化的流程設計界面，不需要撰寫語法也能完成基本設定。設定流程同時完成流程圖繪製。

 

3.工作崗位人員異動調整便利

崗位是在簽核關卡中的群組，替代直接指定人員，可以是不同部門中相同的職位（例如：課長、部門經理、副總）或是特定功能的人員（例如：人資專員、出納人員）。系統可依當前送審人員，判斷所在部門對應的崗位。當人員職務異動時，不需調整簽核流程，只要調整人員對應的崗位，即可減少每當人員異動就需要增加簽核版本的作業程序。

 

4.組織運用設計簡化流程圖

設計適用整個組織流程時，例如請購單、假單、費用報銷單時，往往會需要根據人員不同的部門分別判斷核決的流程，完成後，整個核決圖會變成一張如下圖的巨大複雜的樹狀結構。

 

通過組織功能的運用，如下圖，只需一條流程路徑，系統便可自行判斷人員的部門，自動將單據送往對應的部門經理或是副總等不同部門的人員。

 

5.主動通知相關人，追蹤不費力

透過副本功能，人員不需要在流程內，當單據被審核生效後也能收到通知。例如：採購訂單簽核完成後，需要通知出納人員預付訂金。出納人員不影響簽核，只是接受通知。

 

6.判斷條件與分支簽核，複雜情況也不怕

透過系統判斷自動送往符合跳件的簽核對象。例如：

a.當採購金額過1,000需要給總經理簽核。

b.請假天數超過3天需要經由總經理審核。

c.公司採購部，分為原料採購組、半成品採購組、成品採購組，採購不同類型的產品，需要給不同的採購主管簽核。

 

7.多樣的簽核通過設定

1.單簽，一人簽核通過即可。

2.會簽，所有人都要同意才通過。

3.人數簽，設定至少幾人同意就可以通過。

4.比例簽，設定依比例例如50%人數同意即通過。

5.會辦，告知只能提供意見沒有否決權。

 

8.模擬試跑測試超簡單

簽核設定完成後，測試工作經常是費時費力，如果要完整測試需另外建立測試環境，並且重複登入各關卡人員的帳號進行測試。現在有更簡便的方法，透過模擬試跑功能，使用系統現有的單據模擬流程，顯示該單據會進入到那些層級關卡與對應辦理人。並用圖形化介面的紅色線條顯示核決路徑。

 

個案公司導入實例

甲公司是一家台灣前500大的傳統服務業，集團內擁有千餘名員工，在台灣的組織架構包含了台北、台中、高雄皆有分公司。如此龐大的集團公司，在以往的公文簽核，光是同一地區的簽呈就可能花上兩至三天的工作天，更別提需跨地區簽呈的公文了！常常發生找不到人、公文不知道花落何處、mail或者電話三催四請，就只為了公文簽核！一來一往的溝通時間，對甲公司來說是一個非常頭痛、棘手的問題。

在導入了電子簽核系統後，可以發現甲公司也藉由此次系統的過程，重新檢視已實施多年的公文簽核流程是否有待檢討與簡化的空間。在資訊部門與管理部門協力下，將集團內使用頻率最高的幾項單據導入系統後，節省了許多公文的處理時程與時效。